PROSES AUDIT BERNILAI TAMBAH

Apa yang dimaksud dengan “Memberikan Nilai Tambah”?

Kita sering mendengar tentang pentingnya "nilai tambah" dalam pelaksanaan audit sistem manajemen mutu (SMM), tapi apa sesungguhnya yang dimaksud? Apakah mungkin memberikan nilai dengan mengkompromikan integritas sebagai auditor atau dengan melakukan konsultasi? Secara prinsip, setiap audit harus menambah nilai, meskipun kenyataannya tidak selalu demikian.

Artikel ini memberikan panduan bagaimana audit dapat memberikan nilai tambah bagi pihak-pihak yang terlibat, dan pada berbagai situasi yang mungkin ditemui dalam konteks audit pihak kedua atau audit pihak ketiga

Sistem manajemen mutu “bernilai tambah”

Terdapat beberapa definisi “nilai (value)” menurut kamus, semua berfokus pada konsep atas sesuatu yang bermanfaat. “Menambah nilai” dapat diartikan membuat sesuatu menjadi lebih bermanfaat.

Banyak organisasi menggunakan seri standar ISO 9000 untuk mengembangkan system manajemen mutunya yang terintegrasi dengan kegiatan bisnisnya, dan berguna dalam membantu mencapai sasaran strategis bisnisnya – dengan kata lain hal ini menambah nilai bagi organisasi. Sebaliknya, organisasi yang lain justeru menciptakan birokrasi dari keberadaan prosedur dan rekaman yang tidak merefleksikan realitas yang dilakukan organisasi, dan juga menambah cost, kemanfaatan yang belum dirasakan. Dengan kata lain, hal itu tidak “menambah nilai”.

Sebuah pertanyaan pendekatan:

Pendekatan “non-nilai tambah” mempertanyakan, “Prosedur apa yang harus kita tulis untuk mendapatkan sertifikat ISO 9000?”

Pendekatan “nilai tambah” akan mempertanyakan, “Bagaimana cara kita menggunakan system manajemen mutu yang berdasar ISO 9001 membantu meningkatkan bisnis kita?”

Bagaimana menambah nilai dalam proses audit?

Bagaimana kita memastikan bahwa audit berguna bagi organisasi dalam memelihara dan meningkatkan SMMnya? (Kita harus mengenali, apapun itu, bahwa mungkin terdapat perspektif lain yang perlu dipertimbangkan/dimaklumi).

Untuk “menambah nilai”, audit harus berguna :

· dalam mensertifikasi organisasi (untuk audit pihak ketiga) :

- dengan memberikan informasi pada manajemen puncak terkait dengan kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran strategisnya,
- dengan mengidentifikasi masalah yang, jika terselesaikan, akan meningkatkan kinerja organisasi,
- dengan mengidentifikasi peluang peningkatan dan perbaikan atas area yang mungkin beresiko.

· bagi pelanggan organisasi dengan meningkatkan kemampuan organisasi dalam menyediakan produk yang sesuai,
· bagi badan sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas proses sertifikasi pihak ketiga.

Pendekatan untuk “menambah nilai ” seringkali merupakan fungsi dari tingkat kedewasaan budaya mutu organisasi dan kedewasaan SMMnya, dengan mengacu pada persyaratan ISO 9001.

Dengan mengacu pada Gambar 1, kita secara konseptual dapat memisahkan organisasi ke dalam empat zona yang berbeda, sebagai berikut:

Zona 1: ("Budaya mutu" rendah; SMM tidak dewasa, tidak sesuai dengan ISO 9001)
Zona 2: ("Budaya mutu" dewasa; SMM tidak dewasa, tidak sesuai dengan ISO 9001)
Zona 3: ("Budaya mutu" rendah; SMM dewasa, sesuai dengan ISO 9001)
Zona 4: ("Budaya mutu" dewasa; SMM dewasa, sesuai dengan ISO 9001)

Penting untuk dicatat bahwa dalam konteks ini:

"Budaya Mutu" mengacu pada tingkat kesadaran, komitmen, sikap dan perilaku kolektif organisasi dalam hal mutu.

“Kesesuaian dengan ISO 9001" berhubungan dengan kedewasaan SMM organisasi, dan sejauh mana itu memenuhi persyaratan ISO 9001. (Sebagaimana diketahui, ketidaksesuaian minor tertentu tetap akan terdeteksi sekalipun pada organisasi yang menampilkan tingkat kedewasaan yang tinggi dan telah sesuai dengan (conform to) ISO 9001).


Zona 1: ("Budaya mutu" rendah; SMM tidak dewasa, tidak sesuai dengan ISO 9001)

Organisasi yang memiliki sedikit atau tidak ada “budaya mutu” dan SMMnya tidak sesuai dengan ISO 9001, harapan bagaimana sebuah audit dapat memberikan pertambahan nilai dapat diartikan bahwa organisasi menerima saran “bagaimana untuk” menerapkan system manajemen mutu dan/atau menyelesaikan ketidaksesuaian yang timbul.

Apa yang dapat dilakukan oleh auditor, bagaimanapun, adalah memastikan bahwa pada saat ketidaksesuaian ditemui, auditee telah memiliki pemahaman yang jelas apa yang dibutuhkan standar, dan mengapa ketidaksesuaian diterbitkan. Jika organisasi dapat mengenali bahwa penyelesaian ketidaksesuaian ini akan mengarah pada kinerja yang meningkat, selanjutnya mereka akan menambah kepercayaan dan komit pada proses sertifikasi. Penting, bagaimanapun, bahwa ketidaksesuaian yang teridentifikasi dilaporkan, sehingga organisasi dengan jelas memahami apa yang perlu dikerjakan dalam memenuhi persyaratan ISO 9001.


Zona 2: ("Budaya mutu" dewasa; SMM tidak dewasa, tidak sesuai dengan ISO 9001)

Bagi organisasi yang telah memiliki “budaya mutu” yang dewasa, tetapi lemah dalam SMM dan tidak sesuai/conform dengan persyaratan ISO 9001, harapan mendasar bagaimana audit dapat menambah nilai akan sama dengan yang diharapkan dalam Zona 1. Sebagai tambahan, bagaimanapun, organisasi cenderung memiliki harapan dari auditornya.

Agar dapat memberikan nilai tambah, auditor harus memahami cara praktis yang dilakukan organisasi dalam memenuhi persyaratan ISO 9001. Dengan kata lain, auditor harus memahami proses-proses organisasi dalam konteks ISO 9001, dan tidak, sebagai contoh, memaksa organisasi mendefinisikan ulang proses-proses dan dokumentasinya agar selaras dengan struktur klausul dari standar.

Organisasi mungkin, contohnya, mendasarkan system manajemennya pada model business excellent, atau tool dari total quality management seperti Hoshin Kanri (Management by Policy), Quality Function Deployment, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), metodologi “Six sigma”, program 5S, Systematic Problem Solving, Quality Circles dan sebagainya. Agar dapat menambah nilai selama proses audit, auditor harus, pada tingkatan minimum, perlu menyadari metodologi yang dimiliki organisasi, dan dapat melihat pada arah mana efektivitas ditempuh dalam memenuhi persyaratan ISO 9001 bagi organisasi yang khusus itu.

Penting juga bagi auditor agar tidak ter-“intimidasi” oleh penampilan kecanggihan yang tinggi yang ditunjukkan organisasi. Sementara organisasi menggunakan tool ini sebagai bagian dari keseluruhan filosofi mutu total, mungkin saja ditemui adanya kesenjangan pada saat tool itu digunakan. Oleh karena itu, auditor harus dapat mengidentifikasi adanya problem yang sistematis dan menerbitkan ketidaksesuai-an yang sesuai. Dalam situasi demikian, auditor mungkin dituduh bertele-tele atau bahkan birokratis, sehingga kemampuan menunjukkan relevansi ketidaksesuaian yang diterbitkan menjadi penting.


Zona 3: ("Budaya mutu" rendah; SMM dewasa, sesuai dengan ISO 9001)

Organisasi yang telah disertifikasi dengan salah satu dari seri standar ISO 9001 untuk periode waktu yang signifikan mungkin dapat menunjukkan tingkat kesesuaian yang tinggi dari ISO 9001, tetapi pada saat yang sama tidak sepenuhnya menerapkan “budaya mutu” dalam organisasinya. Secara tipikal, SMM mungkin diterapkan di bawah tekanan dari pelanggan, dan dibangun di sekitar persyaratan standar, daripada kebutuhan dan harapan organisasi sendiri. Sebagai hasilnya, SMM mungkin dijalankan parallel dengan cara organisasi melakukan operasionalnya secara rutin, menghasilkan pengulangan pekerjaan dan tidak efisien.

Dalam rangka untuk menambah nilai dalam hal ini, peran utama auditor adalah sebagai katalis (pemercepat laju perbaikan) bagi organisasi dalam membangun system manajemen mutu berbasis ISO 9001, dan untuk mengintegrasikan system pada kegiatan sehari-hari (day-to-day operations). Sementara auditor sertifikasi pihak ketiga tidak dapat memberikan rekomendasi bagaimana memenuhi persyaratan ISO 9001. Mereka lebih mengakui praktek berjalan yang baik (best practice) dengan mendorong dan menstimulasi (tapi tidak membutuhkan!) organisasi untuk melampaui/memenuhi persyaratan standar. Pertanyaan yang diajukan auditor (dan cara bagaimana auditor mengajukan pertanyaan) dapat memberikan wawasan berharga bagi organisasi bagaimana SMM bisa menjadi lebih efisien dan berguna. Identifikasi “Peluang bagi Perbaikan (Opportunities for Improvement)” oleh auditor harus termasuk cara bagaimana efektivitas SMM dapat ditingkatkan, tapi juga ditujukan pada peluang untuk meningkatkan efisiensi.


Zona 4: ("Budaya mutu" dewasa; SMM dewasa, sesuai dengan ISO 9001)

Bagi organisasi yang telah dewasa dalam “budaya mutu”, dan telah disertifikasi dengan salah satu dari seri standari ISO 9000 pada kurun waktu yang signifikan, harapan bagaimana sebuah audit dapat memberikan nilai tambah menjadi hal yang sangat menantang bagi auditor. Keluhan umum pada organisasi jenis ini adalah bahwa “kunjungan surveillance rutin” oleh auditor mungkin berlebihan, dan memberikan sedikit nilai di mata organisasi.

Dalam kasus ini, manajemen puncak menjadi pelanggan penting bagi proses sertifikasi. Oleh karena itu penting bagi auditor memiliki pemahaman yang jelas tentang sasaran strategis organisasi, dan dapat menempatkan audit SMM dalam konteks itu.

Auditor perlu mendedikasikan waktu untuk diskusi secara rinci dengan manajemen puncak, untuk menentukan harapan mereka untuk SMM, dan untuk memasukkan harapan-harapan ini ke dalam kriteria audit.


Beberapa tips untuk auditor tentang cara untuk menambah nilai

1) Perencanaan audit

a. Memahami harapan auditee / budaya perusahaan
b. Setiap masalah tertentu telah disampaikan (output dari audit sebelumnya)?
c. Analisis Risiko dari sector/spesifik industri bagi organisasi.
d. Pra-evaluasi persyaratan hukum / peraturan perundangan.
e. Menghargai seleksi tim audit untuk mencapai sasaran audit,
f. Alokasi waktu yang memadai.

2) Teknik audit

a. Lebih fokus pada proses, daripada prosedur. Prosedur terdokumentasi, instruksi kerja, check-list dsb mungkin diperlukan agar organisasi dapat merencanakan dan mengontrol proses, tetapi pengauditan harus ditujukan pada kinerja proses.
b. Lebih berfokus pada hasil daripada pada catatan. Dalam cara yang sama, beberapa catatan mungkin diperlukan agar organisasi dapat memberikan bukti objektif bahwa proses berjalan efektif (memberikan hasil yang direncanakan), tetapi dalam rangka untuk menambah nilai, auditor harus menyadari dan mengapresiasi bentuk bukti yang lain.
c. Ingat 8 Prinsip Manajemen Mutu.
d. Gunakan pendekatan "Plan-Do-Check-Act" untuk mengevaluasi efektivitas proses organisasi.

i. Apakah proses telah direncanakan?
ii. Apakah dilaksanakan sesuai rencana?
iii. Apakah hasil yang direncanakan tercapai?
iv. Apakah peluang untuk perbaikan diidentifikasi dan diterapkan?

- Dengan mengoreksi ketidaksesuaian
- Dengan mengidentifikasi akar penyebab masalah dan melaksanakan tindakan korektif
- Dengan mengidentifikasi tren, dan kebutuhan untuk tindakan pencegahan
- Dengan inovasi


e. Mengadopsi pendekatan "holistik" untuk mengumpulkan seluruh bukti audit, bukan berfokus semata-mata pada klausul ISO 9001 secara individual.


3) Analisis dan keputusan

a. Masukkan temuan ke dalam perspektif (penilaian resiko / "masuk akal").
b. Kaitkan temuan dalam praktek pada kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang sesuai (lihat ISO 9001 klausul 1.1).


4) Laporan dan Tindak Lanjut

a. Pelaporan yang wajar dari temuan audit

i. Pendekatan berbeda mungkin diperlukan tergantung pada:

· tingkat kedewasaan organisasi (Zona 1, 2, 3 dan 4)
· tingkat keyakinan dalam SMM
· pelibatan aspek resiko
· sikap auditee dan komitmen terhadap proses audit

o Proaktif
o Reaktif

ii. Pastikan bahwa setiap aspek budaya dipertimbangkan
iii. Tekankan temuan positif yang sesuai
iv. Apakah solusi yang diusulkan organisasi dalam menanggapi temuan negatif berguna?

b. Laporan harus obyektif dan ditujukan kepada "pihak" yang benar. (Manajemen puncak mungkin akan memiliki harapan yang berbeda dari wakil manajemen).





**********

JUARA BARU TENIS MEJA

Dari HUT Internusa XX


Dalam rangkaian peringatan hari ulang tahunnya, kembali Internusa Hasta Buana (“Internusa”) menggelar turnamen olah raga. Di tahun yang ke-20 tahun ini, penyelenggaraan termasuk peringatan HUT-nya sendiri diadakan secara sederhana.

Tenis meja menjadi mata pertandingan yang kembali digelar, diikuti oleh baik wakil dari divisi-divisi di bawah Internusa sendiri maupun dari unit-unit bisnis lain di lingkungan Iska Niaga Darma Group, dan berlangsung dari 16 Maret sampai dengan 21 Maret 2011. Sebagaimana tahun lalu, penyelenggaraan dilakukan di lobby Graha Iska seusai jam kantor.

Tampil sebagai juara tahun ini adalah Jaenal dari Divisi Operasional yang merupakan finalis tahun lalu. Kemenangannya didapat dari lawan yang sama yang waktu itu menjadi juara pertama, yaitu Pak Fentje Merpati (IIS). Sementara juara ketiga diraih oleh Didin Mauludin, juga dari Divisi Operasional.

Dengan sajian pasangan final yang sama, pertandingan berlangsung demikian ketat. Pertandingan diselesaikan dalam perpanjangan set dengan score 17 – 21, 21 – 18, dan 19 – 21 untuk kemenangan Jaenal. Tidak itu saja, pertandingan di partai final juga diwarnai dengan jatuh bangun kedua pemain hingga mengalami keram yang dialami oleh sang juara.

Penyerahan Piala Kejuaraan dan Hadiah

Selain piala kejuaraan, para pemenang juga diberikan hadiah berupa uang tunai atas kesungguhannya dalam meraih puncak kejuaraan. Jumlah hadiah uang ini masing-masing, juara pertama sebesar Rp 300.ooo, juara kedua sebesar Rp 200.000 dan juara ketiga Rp 100.000.

Penyerahan piala kejuaraan dan hadiah uang tunai dilakukan di tengah-tengah penyelenggaraan rapat manajemen pada 30 Maret 2011 di lantai 9 Graha Iska, Jakarta.

Kejuaraan serupa termasuk beberapa mata pertandingan lain tentu saja akan terus diselenggarakan di setiap tahunnya dalam rangkaian hari ulang tahun. Dan oleh karenanya, kesempatan berpartisipasi bagi seluruh keluarga besar Iska Niaga Darma masih terbuka lebar. Kegiatan serupa juga diharapkan dapat dilakukan di cabang-cabang sehingga silaturahmi antarkaryawan dapat senantiasa terjalin yang di sisi lain diharapkan memberikan nilai tambah dalam kaitan pelaksanaan tugas-fungsi sehari-hari.

Selamat kami ucapkan kepada Sang Juara!

(JS)