Rekan-rekan Quality Club. Berikut ini rangkuman hasil
diskusi kendala penerapan audit internal.
Beberapa masukan dari teman-teman saya hapus karena ada kesamaan isi.
Dari masalah yang teridentifikasi ini bisa diambil tindakan perbaikan yang sesuai guna meningkatkan kinerja kegiatan audit internal.
Kendala-kendala pelaksanaan audit internal:
1. Kurang Respon dari Manajemen (atasan) prioritas utama tetep produksi harus jalan - jadi Internal audit, hanya buang waktu
2. Pass atau Fail dalam proses Internal Audit tidak ada efek yang berarti, tidak seperti halnya audit dari Customer.
3. Internal auditor yg ditugaskan melakukan audit tetap memiliki tanggung jawab thd pekerjaan utamanya, akibatnya kesulitan untuk menjadwal audit dan pelaksanaan audit tidak efektif.
4. Seringkali auditor internal mengkaitkan tidak adanya reward tambahan sbg seorang auditor.
5. Auditee kurang merespon baik saat diaudit oleh internal auditor, bahkan beberapa orang merasa bahwa audit mengganggu pekerjaan utama.
6. Hasil temuan audit internal biasanya tidak di follow up dengan baik, karena tidak ada sangsi jika tidak difollow up.
7. Top management seringkali tidak melihat audit internal sbg alat u mendapatkan feedback untuk improvement bisnis perusahaan, mereka lebih melihat sebagai pesyaratan formal belaka u mempertahankan sertiikat iso 9001.
8. Komitmen manajemen yaitu mengenai pelaksanaan yang cenderung tertunda
karena terganggunya aktifitas utama masing2 section terkait pelaksanaan audit.
9. Auditor kurang punya power karena auditor internal berasal dari dalam organisasi sehingga temuan2 direspon tidak sepenuh hati.
10. kontrol dari superordinat atau manajemen atas follow up hasil audit lemah (ini jg berkaitan dengan komitmen)
11. pemahaman auditee tentang audit itu sendiri (kadang masih dianggap sebagai beban tambahan pekerjaan, belum mengganggap bahwa audit membantu proses perbaikan berkelanjutan)
12. kita selaku auditee kadang masih menganggap bahwa audit dilakukan untuk mencari2 kesalahan kita. padahal mestinya kita menganggap audit dilakukan untuk menunjukkan kepada kita bahwa masih ada kelemahan atas apa yang kita kerjakan selama ini.
13. kita selaku auditor internal terkadang sok telah mengetahui apa saja yang dikerjakan oleh auditee. sehingga yang kita lakukan hanya terfokus pada mencari dokumen ini dan dokumen itu dan seringkali tidak menyentuh esensi dari proses yang dijalani oleh auditee. sehingga auditee akhirnya terfokus pada menyiapkan dokumen operasional, bukan pada level mengapa dokumen ini perlu dibuat, mengapa dokumen ini perlu disimpan dsb.
14. Komitmen manajemen yang ditunjukan oleh jajaran manajemen seringkali setengah hati. Sebagian contohnya respon jajaran manajemen yang kurang suka bila ada temuan yang berasal dari bagian yang dipimpinnya.
15. Tidak adanya semangat perbaikan system melalui audit internal yang ditunjukan oleh auditor internal yang notabene di rekrut dari seluruh bagian dalam organisasi karena mengganggap audit intenal adalah tambahan pekerjaan dan seharusnya menjadi pekerjaan divisi mutu.
16. Tidak adanya punish and reward atas kegiatan audit internal. Misal tidak adanya sangsi bagi divisi dengan temuan terbanyak atau punishment bagi divisi yang terlambat atau ogah2an menutup temuan yang dihasilkan.
17. Belum adanya pemahaman tentang system ISO dikalangan pegawai, sehinga kegiatan audit intenal di anggap aktifitas eksklusif yang tidak berpengaruh tehadap pegawai di level terbawah ( baca : mayoritas )
18. Belum seragamnya informasi yang di miliki oleh auditor internal terkait pelaksanaan audit internal. Misalnya bagaimana membuat laporan ketidaksesuaian dan potensi ketidaksesuaian. Ketidakjelasan ruang lingkup audit internal diantara auditor internal.
19. Kompetensi koordinator audit intenal yang kurang cakap bahkan terlihat tidak tahu bagaimana mengelola kegiatan audit intenal.
Salam
Zulkifli Nasution
http://zulkiflinasution.blogspot.com/
Beberapa masukan dari teman-teman saya hapus karena ada kesamaan isi.
Dari masalah yang teridentifikasi ini bisa diambil tindakan perbaikan yang sesuai guna meningkatkan kinerja kegiatan audit internal.
Kendala-kendala pelaksanaan audit internal:
1. Kurang Respon dari Manajemen (atasan) prioritas utama tetep produksi harus jalan - jadi Internal audit, hanya buang waktu
2. Pass atau Fail dalam proses Internal Audit tidak ada efek yang berarti, tidak seperti halnya audit dari Customer.
3. Internal auditor yg ditugaskan melakukan audit tetap memiliki tanggung jawab thd pekerjaan utamanya, akibatnya kesulitan untuk menjadwal audit dan pelaksanaan audit tidak efektif.
4. Seringkali auditor internal mengkaitkan tidak adanya reward tambahan sbg seorang auditor.
5. Auditee kurang merespon baik saat diaudit oleh internal auditor, bahkan beberapa orang merasa bahwa audit mengganggu pekerjaan utama.
6. Hasil temuan audit internal biasanya tidak di follow up dengan baik, karena tidak ada sangsi jika tidak difollow up.
7. Top management seringkali tidak melihat audit internal sbg alat u mendapatkan feedback untuk improvement bisnis perusahaan, mereka lebih melihat sebagai pesyaratan formal belaka u mempertahankan sertiikat iso 9001.
8. Komitmen manajemen yaitu mengenai pelaksanaan yang cenderung tertunda
karena terganggunya aktifitas utama masing2 section terkait pelaksanaan audit.
9. Auditor kurang punya power karena auditor internal berasal dari dalam organisasi sehingga temuan2 direspon tidak sepenuh hati.
10. kontrol dari superordinat atau manajemen atas follow up hasil audit lemah (ini jg berkaitan dengan komitmen)
11. pemahaman auditee tentang audit itu sendiri (kadang masih dianggap sebagai beban tambahan pekerjaan, belum mengganggap bahwa audit membantu proses perbaikan berkelanjutan)
12. kita selaku auditee kadang masih menganggap bahwa audit dilakukan untuk mencari2 kesalahan kita. padahal mestinya kita menganggap audit dilakukan untuk menunjukkan kepada kita bahwa masih ada kelemahan atas apa yang kita kerjakan selama ini.
13. kita selaku auditor internal terkadang sok telah mengetahui apa saja yang dikerjakan oleh auditee. sehingga yang kita lakukan hanya terfokus pada mencari dokumen ini dan dokumen itu dan seringkali tidak menyentuh esensi dari proses yang dijalani oleh auditee. sehingga auditee akhirnya terfokus pada menyiapkan dokumen operasional, bukan pada level mengapa dokumen ini perlu dibuat, mengapa dokumen ini perlu disimpan dsb.
14. Komitmen manajemen yang ditunjukan oleh jajaran manajemen seringkali setengah hati. Sebagian contohnya respon jajaran manajemen yang kurang suka bila ada temuan yang berasal dari bagian yang dipimpinnya.
15. Tidak adanya semangat perbaikan system melalui audit internal yang ditunjukan oleh auditor internal yang notabene di rekrut dari seluruh bagian dalam organisasi karena mengganggap audit intenal adalah tambahan pekerjaan dan seharusnya menjadi pekerjaan divisi mutu.
16. Tidak adanya punish and reward atas kegiatan audit internal. Misal tidak adanya sangsi bagi divisi dengan temuan terbanyak atau punishment bagi divisi yang terlambat atau ogah2an menutup temuan yang dihasilkan.
17. Belum adanya pemahaman tentang system ISO dikalangan pegawai, sehinga kegiatan audit intenal di anggap aktifitas eksklusif yang tidak berpengaruh tehadap pegawai di level terbawah ( baca : mayoritas )
18. Belum seragamnya informasi yang di miliki oleh auditor internal terkait pelaksanaan audit internal. Misalnya bagaimana membuat laporan ketidaksesuaian dan potensi ketidaksesuaian. Ketidakjelasan ruang lingkup audit internal diantara auditor internal.
19. Kompetensi koordinator audit intenal yang kurang cakap bahkan terlihat tidak tahu bagaimana mengelola kegiatan audit intenal.
Salam
Zulkifli Nasution
http://zulkiflinasution.blogspot.com/
Sumber : Milis
QualityClub
