INPUT BERKUALITAS MENGHASILKAN OUTPUT BERKUALITAS PULA

Tinjauan tentang Pendekatan Proses dalam penerapan SMM


Prosentase terbesar muatan findings dari pelaksanaan audit internal selama ini adalah focus para auditor menginvestigasi pencapaian hasil sasaran mutu (quality objectives) dari setiap area yang diauditnya. Ini merupakan hal positif terkait dengan prioritas pendekatan yang harus dilakukan oleh para auditor itu, yaitu pendekatan hasil (result approach).

Namun demikian, masih terdapat kepincangan – yang mungkin disebabkan oleh kekurangpahaman – di mana di sisi lain evaluasi muatan findings pada parameter “P” (=problem), yang merupakan juga pendekatan berdasar proses (process approach), proporsinya masih kecil, yaitu berkisar 25% dari keseluruhan findings. Idealnya adalah 35%.

Kekurangpahaman yang dimaksud adalah bahwa dalam investigasi yang berdasar pada pendekatan hasil dan proses selain melihat hasil kerja dan kinerja, investigasi juga harus dilakukan pada aspek masukan (input) selain proses dan/atau aktivitas yang dilakukan dalam area tersebut. Pengamatan pada aspek masukan dan proses-proses yang ada memungkinkan seorang auditor menemukan “problem-problem” pada area audit dimaksud.

Secara umum, yang dinamakan suatu proses adalah keseluruhan rangkaian sebagaimana digambarkan dalam skema berikut :

INPUT --> PROSES --> OUTPUT

Per definisi, yang dimaksud dengan proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).

Kinerja Vendor sebagai Masukan Proses
Dari skema di atas, keluaran yang berkualitas akan ditentukan oleh kinerja proses itu sendiri, dan yang tidak kalah penting, mutu atau kualitas dari kinerja para vendor kita yang merupakan masukan (input) proses.

Kenapa kualitas kinerja Vendor menjadi demikian penting?

Karena, dengan kualitas kinerja yang tinggi dari para vendor kita, proses yang dilakukan akan lebih mudah dalam batas-batas parameter yang ditetapkan. Sebaliknya, jika kualitas kinerja vendor buruk, maka bertambah beratlah kerja proses yang dilakukan. Karena, tidak ada alasan bagi sebuah proses selain harus menghasilkan output yang berkualitas.

Kerja Sama dengan Vendor Berkualitas
Dalam rangka merealisasikan output yang berkualitas dari uraian di atas itulah, FPS Indonesia Cabang Jakarta menjalin kerja sama dengan group perusahaan Blue Bird (yang terkenal dengan layanan taksi premium di Jakarta) yang bernama Iron Bird.

Tanpa menonjolkan system manajemen apa yang diterapkan pada manajemen Iron Bird ini, secara sepintas terlihat bahwa aspek integritas sangat dijunjung tinggi oleh perusahaan ini. Dari spanduk-spanduk yang dibentangkan sangat jelas terbaca pentingnya aspek keselamatan dan juga pencegahan fraud yang mungkin dilakukan oleh para pelaksana operasionalnya. Meskipun perlu dibuktikan lebih lanjut, komitmen tertulis ini cukup memberikan keyakinan akan kinerja yang akan kita dapatkan dan itu perlu juga usaha ekstra keras dalam mengoptimalkan armada yang kita kelola itu.

Perlunya Penegakan Budaya Mutu Terus-Menerus
Dalam “survey kecil” (kalau boleh dibilang demikian) yang respondennya adalah para auditor diperoleh gambaran umum tentang seberapa jauh kedewasaan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan kedewasaan budaya mutu yang dirasakan di business unit di lingkungan Iska Group.

Dari data yang ada sangat jelas terbaca bahwa FPS Indonesia, paling tidak, sudah mulai berada pada Zona 3 menuju ke Zona 4. Sementara unit bisnis yang lain masih terlihat masih berkutat di Zona 1.

Dengan demikian, kelihatannya kita masih perlu bekerja lebih keras lagi untuk menegakkan budaya mutu di Group Iska secara keseluruhan, dan terus-menerus meningkatkan kesadaran (awareness) bahwa peran para vendor yang merupakan bagian dari aspek manajemen keseluruhan tidaklah kecil dalam menghasilkan output berkualitas yang menjadi tuntutan keadaan saat ini. Tuntutan itu akan semakin membesar, lebih-lebih di era yang semakin mendekati era kawasan bebas Asia dan perdagangan bebas global.


*) Kebalikan dari terminology ini adalah GIGO = garbage in, garbage out.


(JS)