Dari Rapat Tinjauan Manajemen V (RTM-V)
MEMBUDAYAKAN MENTAL DIALOG
MEMBUDAYAKAN MENTAL DIALOG
Di akhir sesi hajatan rapat tinjauan manajemen kelima (RTM-V) seorang peserta mengusulkan tentang peserta yang diikutsertakan dalam rapat ini : “... mbok yao, rapat ini tidak usah melibatkan para penanggung jawab focus program mengingat dalam rapat ini terdapat juga issue-issue yang mungkin hanya menjadi konsumsi level manajemen ...”. Menanggapi hal ini Bpk. Hendratmoko selaku Direktur PT FPS Indonesia menyatakan bahwa hal tersebut tidak terlepas dari “sejarah”. Bahwa kehadiran para peserta RTM dan rapat-rapat sejenis di luar level manajemen antara lain dimaksudkan agar hal-hal yang harus diketahui segala level organisasi baik di pusat maupun cabang-cabang dapat tersosialisasi melalui para peserta ini, informasi bisa mengalir sampai ke tingkat bawah. Bpk Iskandar Zulkarnain selaku pucuk pimpinan Iska Niaga Darma menjelaskan lebih lanjut bahwa sudah saatnya kita membudayakan mental dialog. Segala masalah yang kita hadapi harus mampu dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait dalam perusahaan tanpa adanya “ewuh-pakewuh” untuk dicarikan solusinya. Wujud dari komunikasi ini juga termasuk penerbitan CAR (corrective action request) jika ditemui adanya ketidaksesuaian atau hal-hal yang dimungkinkan berpotensi pada penyimpangan dan sebagainya.
Tinjauan Manajemen, Tinjauan Seluruh Aspek Organisasi
Terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, pernyataan Pak Iskandar sangat relevan dengan rapat yang bertajuk “Rapat Tinjauan Manajemen” ini. Karena, sejatinya tinjauan manajemen mengakomodasi hal-hal yang terkait keberhasilan dan pencapaian dari seluruh aspek dan fungsi dalam organisasi sekaligus mendiagnosa dan mencari jalan keluar bagi ketidakefektifan atau ketidakefiseinan dari seluruh tingkat organisasi dari yang terendah sampai dengan tingkat tertinggi, yaitu top management. Bagi top management tentu saja berisi komitmen-komitmen tentang bagaimana sistem ini bisa diterapkan dan dapat dipahami dan dijalankan oleh organisasi tanpa kecuali.
Terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, pernyataan Pak Iskandar sangat relevan dengan rapat yang bertajuk “Rapat Tinjauan Manajemen” ini. Karena, sejatinya tinjauan manajemen mengakomodasi hal-hal yang terkait keberhasilan dan pencapaian dari seluruh aspek dan fungsi dalam organisasi sekaligus mendiagnosa dan mencari jalan keluar bagi ketidakefektifan atau ketidakefiseinan dari seluruh tingkat organisasi dari yang terendah sampai dengan tingkat tertinggi, yaitu top management. Bagi top management tentu saja berisi komitmen-komitmen tentang bagaimana sistem ini bisa diterapkan dan dapat dipahami dan dijalankan oleh organisasi tanpa kecuali.
Suasana rapat di kantor Atrium---------------------- Sesi tanya-jawab
---------------------------------
Pak Nico, memperkenalkan kantor Medan yang baru ______Kantor & Tim Medan
Program Climbers yang Mencerahkan
Dalam kesempatan rapat dua hari itu, yaitu Jum’at dan Sabtu, 18 – 19 Juli 2008, disisipkan juga acara pelantikan Kenaikan Tingkat Peserta Climbers Import yaitu dari “Green Level” ke tingkat “Blue Level”. Kenaikan tingkat ini didasarkan pada target yang telah dicapai berupa pencapaian 30 cbm kargo sebulan untuk tujuan tertentu yang menjadi target tim ini. Tampil sebagai peserta yang naik tingkat adalah Vinny Masyita (JKT), Ike Anggraeni (BDO), dan Arenia Siburian (JKT). Acara pelantikan berupa pelepasan green-tag dan pengalungan blue-tag masing-masing oleh Bpk Iskandar Zulkarnain, Bpk Aep Suparman dan Bpk Hendratmoko. Arenia yang tidak sempat hadir diwakili oleh Yudhi Prihantoro.
Para peserta yang naik tingkat ini berhak atas rewards masing-masing berupa :
- Voucher menginap satu malam di hotel (Mercure Hotel Jakarta (sea-view) atau Putri Gunung Hotel, Dago, Bandung (hill-view)), dan
- Uang tunai sebesar Rp 500.000,- (lima ratus ribu rupiah).
Program Climbers yang Mencerahkan
Dalam kesempatan rapat dua hari itu, yaitu Jum’at dan Sabtu, 18 – 19 Juli 2008, disisipkan juga acara pelantikan Kenaikan Tingkat Peserta Climbers Import yaitu dari “Green Level” ke tingkat “Blue Level”. Kenaikan tingkat ini didasarkan pada target yang telah dicapai berupa pencapaian 30 cbm kargo sebulan untuk tujuan tertentu yang menjadi target tim ini. Tampil sebagai peserta yang naik tingkat adalah Vinny Masyita (JKT), Ike Anggraeni (BDO), dan Arenia Siburian (JKT). Acara pelantikan berupa pelepasan green-tag dan pengalungan blue-tag masing-masing oleh Bpk Iskandar Zulkarnain, Bpk Aep Suparman dan Bpk Hendratmoko. Arenia yang tidak sempat hadir diwakili oleh Yudhi Prihantoro.
Para peserta yang naik tingkat ini berhak atas rewards masing-masing berupa :
- Voucher menginap satu malam di hotel (Mercure Hotel Jakarta (sea-view) atau Putri Gunung Hotel, Dago, Bandung (hill-view)), dan
- Uang tunai sebesar Rp 500.000,- (lima ratus ribu rupiah).
Vinny Masyita – FPS Jakarta****Ike Anggraeni – FPS Bandung ****Arenia yang diwakili Yudhi – FPS Jkt
Climbers yang Naik Tingkat
“Dengan program ini, yang saya merasakan timbulnya dorongan yang kuat bahwa ‘saya harus berubah’. Selain itu, program ini membuat saya pribadi termotivasi untuk terus berprestasi”, ungkap Vinny yang pencapaiannya melebihi dari dua peserta lainnya.
“Saya tidak tahu kalau saya diundang untuk pelantikan kenaikan tingkat ini. Saya juga melihat bahwa program ini dan juga sejenisnya akan mampu mengembangkan komunikasi di antara peserta. Di luar itu, apresiasi manajemen dalam bentuk pemberian rewards ini menambah semangat dalam bekerja”, demikian yang disampaikan Ike ketika didaulat memberikan tanggapannya selepas acara pelantikan ini.
“Dengan program ini, yang saya merasakan timbulnya dorongan yang kuat bahwa ‘saya harus berubah’. Selain itu, program ini membuat saya pribadi termotivasi untuk terus berprestasi”, ungkap Vinny yang pencapaiannya melebihi dari dua peserta lainnya.
“Saya tidak tahu kalau saya diundang untuk pelantikan kenaikan tingkat ini. Saya juga melihat bahwa program ini dan juga sejenisnya akan mampu mengembangkan komunikasi di antara peserta. Di luar itu, apresiasi manajemen dalam bentuk pemberian rewards ini menambah semangat dalam bekerja”, demikian yang disampaikan Ike ketika didaulat memberikan tanggapannya selepas acara pelantikan ini.
Bentuk realisasi dari komitmen manajemen berupa pemberian rewards ini rupanya juga memberikan spirit baru baik bagi penanggung jawab program yang lain juga oleh para kepala cabang saat diajukan pertanyaan oleh M. Yasin, Team Leader Climbers Import tentang apakah sanggup dan yakin kenaikan capaian ini di masa mendatang sebesar 100%? Dan serentak dijawab oleh peserta rapat : Yakiiiiiiin!
Di samping pemberian rewards, di evaluasi akhir tahun nanti juga akan diberikan punishment bagi climbers yang tidak mencapai target, antara lain berupa penurunan tingkat atau dikeluarkan keanggotaannya dari tim unggulan ini.
Yang Menggembirakan dan Yang Memprihatinkan
Di rapat yang diikuti oleh seluruh kepala cabang termasuk cabang yang baru membenahi dapurnya yaitu Cabang Medan, penanggung jawab Focus Program dan, tentu saja, tim manajemen pusat itu tercatat beberapa prestasi yang cukup melegakan untuk periode semester satu 2008 itu. Prestasi itu antara lain tercapainya target net profit untuk sebagian besar cabang kecuali Cabang Bandung dan Solo, menurunnya prosentasi tagihan yang lebih dari 60 hari termasuk 3 cabang yang mencapai target (Jakarta, Bandung, dan Surabaya) serta tercapainya target beberapa peserta Climbers Import sebagaimana dipaparkan di atas.
Di balik prestasi itu, masih terdapat keprihatinan terkait penerapan SMM di cabang-cabang tersertifikasi termasuk Jakarta. Lemahnya pendokumentasian catatan-catatan dalam proses-proses internal organisasi baik berupa penerbitan CAR (corrective action requests) atas ketidaksesuaian maupun catatan terhadap keluah pelanggan masih ditemukan. Alhasil, tercatat penurunan dalam penerapan SMM ini baik dari segi pemenuhan sistem, kinerja proses, maupun pemenuhan alokasi sumber daya dibandingkan dengan evaluasi pada RTM-3 (Desember ’07) dan RTM-4 (April ’09).
Diskusi-diskusi yang mengemuka dalam sesi “Share Idea” tidak secara dini diketahui oleh pihak terkait lain di level manajemen atas beberapa masalah yang timbul oleh karena adanya kelemahan ini. Dan ini tentunya menjadi PR bagi kita semua menyangkut komitmen mengenai penegakan penerapan sistem ini di lingkungan perusahaan kita ini.
Timgab Pusat Mengalahkan Timgab Cabang
Selepas rapat hari pertama, pada Jum’at malam para peserta RTM yang tergabung dalam Tim Gabungan Cabang dijamu oleh Tim Gabungan Pusat bermain futsal di Arena Internasional Futsal “Galaxy” yang berlokasi di seberang kantor Ancol. Pertarungan sengit ini dimenangkan oleh Timgab Pusat dengan skor 9 – 1. Timgab Cabang dikapteni oleh Ahmad Syaifudin dari Cabang Semarang, sementara Timgab Pusat dikapteni oleh Yudhi. Kekalahan ini tidak dapat dihindari meskipun gawang Timgab Cabang sempat dijaga oleh Bpk Hendratmoko di menit ke 3 babak kedua. “Alhamdulillah, tim kita kalah tapi masih di dalam target, karena target kekalahan adalah 10 -1,” kata salah satu pemain Timgab Cabang sambil nyengir kuda. Balasan satu gol ini dilakukan oleh Ahmad Syaifudin di menit ke 4 babak kedua.
Di samping pemberian rewards, di evaluasi akhir tahun nanti juga akan diberikan punishment bagi climbers yang tidak mencapai target, antara lain berupa penurunan tingkat atau dikeluarkan keanggotaannya dari tim unggulan ini.
Yang Menggembirakan dan Yang Memprihatinkan
Di rapat yang diikuti oleh seluruh kepala cabang termasuk cabang yang baru membenahi dapurnya yaitu Cabang Medan, penanggung jawab Focus Program dan, tentu saja, tim manajemen pusat itu tercatat beberapa prestasi yang cukup melegakan untuk periode semester satu 2008 itu. Prestasi itu antara lain tercapainya target net profit untuk sebagian besar cabang kecuali Cabang Bandung dan Solo, menurunnya prosentasi tagihan yang lebih dari 60 hari termasuk 3 cabang yang mencapai target (Jakarta, Bandung, dan Surabaya) serta tercapainya target beberapa peserta Climbers Import sebagaimana dipaparkan di atas.
Di balik prestasi itu, masih terdapat keprihatinan terkait penerapan SMM di cabang-cabang tersertifikasi termasuk Jakarta. Lemahnya pendokumentasian catatan-catatan dalam proses-proses internal organisasi baik berupa penerbitan CAR (corrective action requests) atas ketidaksesuaian maupun catatan terhadap keluah pelanggan masih ditemukan. Alhasil, tercatat penurunan dalam penerapan SMM ini baik dari segi pemenuhan sistem, kinerja proses, maupun pemenuhan alokasi sumber daya dibandingkan dengan evaluasi pada RTM-3 (Desember ’07) dan RTM-4 (April ’09).
Diskusi-diskusi yang mengemuka dalam sesi “Share Idea” tidak secara dini diketahui oleh pihak terkait lain di level manajemen atas beberapa masalah yang timbul oleh karena adanya kelemahan ini. Dan ini tentunya menjadi PR bagi kita semua menyangkut komitmen mengenai penegakan penerapan sistem ini di lingkungan perusahaan kita ini.
Timgab Pusat Mengalahkan Timgab Cabang
Selepas rapat hari pertama, pada Jum’at malam para peserta RTM yang tergabung dalam Tim Gabungan Cabang dijamu oleh Tim Gabungan Pusat bermain futsal di Arena Internasional Futsal “Galaxy” yang berlokasi di seberang kantor Ancol. Pertarungan sengit ini dimenangkan oleh Timgab Pusat dengan skor 9 – 1. Timgab Cabang dikapteni oleh Ahmad Syaifudin dari Cabang Semarang, sementara Timgab Pusat dikapteni oleh Yudhi. Kekalahan ini tidak dapat dihindari meskipun gawang Timgab Cabang sempat dijaga oleh Bpk Hendratmoko di menit ke 3 babak kedua. “Alhamdulillah, tim kita kalah tapi masih di dalam target, karena target kekalahan adalah 10 -1,” kata salah satu pemain Timgab Cabang sambil nyengir kuda. Balasan satu gol ini dilakukan oleh Ahmad Syaifudin di menit ke 4 babak kedua.
Tim Gabungan Cabang -----------------------Tim Gabungan Pusat
Timgab Cabang Diserang ------Hey ... oper bola kemari!
Mr. Tanimura (FPS-Sin)
memperkuat Timgab Pusat
Di sisi kemenangan Timgab Pusat, yang pemainnya banyak diisi oleh para muda dan “diperkuat” oleh Mr. Tanimura dari FPS-Singapore yang juga tergolong sangat muda itu, memberikan kesan bahwa fisik para muda kita yang berasal dari berbagai divisi termasuk operasional adalah para pekerja yang secara fisik siap bekerja keras menghadapi hari-hari di depan. Bravo Internusa F.C!
Penutup
Sebagaimana sering disampaikan di beberapa kesempatan, di akhir acara di hari Sabtu itu Bpk Iskandar sekali lagi mengharapkan agar FPS senantiasa mempertahankan prestasinya dan menjadi “the best among freight forwarder”. Yang terakhir ini tidak saja menjadi sebuah harapan tapi di beberapa kesempatan persepsi tersebut samar-samar terdengar di antara sesama forwarder. Demikian dikatakan Pak Is. Ya, semoga kita senantiasa termotivasi dengan prestasi yang kita raih selama ini dan di masa yang akan datang.
( JS )
