KNOWING YOUR CUSTOMER (KYC)

Istilah di atas bagi kita tentunya bukan asing lagi. Sejak “National Sales Meeting” Ambarawa 2005 sikap preventif dan kehati-hatian dengan mengetahui siapa pelanggan kita sudah disampaikan manajemen kepada peserta rapat yang merupakan wakil dari divisi atau cabangnya sebagai bagian dari pengelolaan resiko (risk management) bagi bisnis di lingkungan Iska group.

Sikap preventif itu kembali ditekankan oleh Bapak Iskandar Zulkarnain dalam kata pembukaan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen IX (RTM-IX) FPS Indonesia yang berlangsung pada 21 -22 Desember 2009 yang lalu. Rapat yang diselenggarakan di gedung baru, Graha Iska 165, Jl. Pramuka, Jakarta itu diikuti oleh 13 kepala cabang beserta tim manajemen pusat.

A/R yang “Menghantui”

Apa yang disampaikan Pak Is itu tentu saja sangat beralasan. Selain porsi piutang yang lebih dari 60 hari rata-rata secara nasional berkisar antara 28% - 30%, dan proses penagihan yang menyita banyak waktu, serta dari pembicaraan kecil dengan beberapa kepala cabang bahwa A/R yang outstanding khususnya yang terlalu lama itu bagaikan “hantu” yang cukup mengganggu pelaksanaan pekerjaan khususnya dalam mengejar target-target yang telah ditetapkan.

Lebih dari itu, porsi 28% - 30% itu akan sangat beresiko mengingat rata-rata margin jual kita, sebagaimana kita ketahui, berkisar antara 10% - 30%. Bahkan jika kita bicara produk LCL resiko ini bertambah-tambah lagi karena untuk beberapa destinasi harga jual LCL ini bahkan negatif. Cobalah ilustrasikan, sekiranya 30% piutang itu tidak tertagih maka tidak saja terjadi “ketiadaan nilai tambah” tapi juga cash-flow bakal terganggu bahkan modal kerja bakal tergerogoti.

Untuk meminimalkan potensi kerugian yang mungkin terjadi itu tentu saja dibutuhkan kerja tim yang saling bersinergi. Untuk mencapai sinergi tersebut bisa saja setiap cabang membuat dan menetapkan target / sasaran (objectives) tidak saja bagi para marketing tapi juga untuk mereka yang berada dalam team support.

Prinsip 5 C

Sekedar mengingatkan, dan bisa juga sebagai “persyaratan” tambahan dalam mempertimbangkan bisa tidaknya kredit / pembayaran tempo bisa diberikan atau berapa lama outstanding dapat ditolerir terhadap customer tertentu adalah yang kita kenal sebagai 5 C, yaitu :

- character (karakter, kepribadian atau integritas pengutang),

- capital (modal),

- collateral (jaminan),

- capacity (kapasitas usaha), dan

- condition (kondisi usaha dan ekonomi).

Untuk capital dan collateral, jika ada dan berupa barang tak bergerak periksalah apakah barang itu sudah dijaminkan kepada pihak lain (misalnya bank) atau tidak. Menanyakan bank yang menjadi relasi bisnisnya yang nanti dijadikan bahan untuk pemeriksaan silang (cross check) perlu dilakukan. Kapasitas dan kondisi usaha bisa juga dipandang sebagai jaminan. Semakin besar usaha yang dijalankan dan semakin baik pengelolaannya akan memberikan keyakinan kepada kita akan kemampuan membayar dari customer tersebut.

SDM yang Kompeten

Selain penegasan kembali tentang perlunya mengetahui profile dari customer yang kita tangani, pada kesempatan RTM itu juga ditekankan perlunya SDM yang kompeten secara internal. Hal ini terutama dikaitkan dengan akan diberlakukannya perdagangan bebas di tahun-tahun mendatang pada umumnya serta FTA (free trade agreement / perjanjian perdagangan bebas) antara ASEAN dengan China pada 1 Januari 2010 khususnya di mana dimungkinkan persaingan bisnis di segala jenis akan semakin sengit termasuk bisnis freight forwarding. Tanpa SDM yang kompeten di segala lini secara internal, kita akan tergilas oleh persaingan di luar.

“Better than Before”

Berkenaan dengan sudah lengkapnya kepindahan seluruh divisi dan business unit di lingkungan Iska Group di gedung yang baru yang berbarengan dengan pergantian tahun baru Hijriyah menempatkan harapan di tahun 2010 demikian optimistik dicanangkan. Realisasi pencanangan itu antara lain berbentuk penetapan penggolongan cabang-cabang menjadi 3 kategori, yaitu A, B dan C.

Cabang-cabang utama (Surabaya dan Jakarta) digolongkan sebagai cabang dengan kategori A, cabang menengah (Semarang, Denpasar, Bandung, dan Cikarang) digolongkan sebagai cabang berkategori B, dan sisanya (Cirebon, Jepara, Solo, Yogya, Tangerang, dan Medan) adalah cabang-cabang dengan kategori C. Ketiganya memiliki target sesuai dengan kategorinya masing-masing.

Ketiga kategori ini tentu saja diinspirasi oleh peristiwa hijrah itu sendiri agar kita tidak merugi apalagi “bangkrut” sebagaimana Hadits Nabi SAW yang kira-kira bunyinya :

“Apakah kalian tahu apa artinya untung, rugi, dan bangkrut itu?

Orang-orang yang beruntung adalah mereka yang di hari ini lebih baik dari kemarin. Mereka yang tidak lebih baik dari kemarin adalah orang-orang yang merugi. Sedangkan jika hari ini dirinya lebih buruk dari hari kemarin, maka mereka adalah orang-orang yang bangkrut.”

“Target” untuk menjadi beruntung, yaitu “Lebih Baik dari Sebelumnya (Better than Before)” itulah yang kali ini menjadi tema RTM yang merupakan bentuk pelaksanaan “kewajiban” improvement sebagaimana dipersyaratkan* oleh ISO 9001 sekaligus juga sebagai pelaksanaan “persyaratan*” agama sebagaimana Hadits Nabi tersebut di atas.

Semoga keberuntungan itu menaungi kita semua di lingkungan Iska Niaga Darma group ini di masa-masa mendatang. Amiiiin ...

(Jaeroni Setyadhi)


Catatan :

Persyaratan (requirement) dalam definisi ISO 9005 adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, yang secara umum diterapkan atau menjadi kewajiban (need or expectation that is stated, generally implied or obligatory).