Pada saat audit surveillance tanggal 1-2 Agustus 2007 yang baru lalu Auditor dari Lloyd Register Quality Assurance (LRQA) telah menyampaikan subjek di atas kepada para peserta rapat audit (opening & closing) baik di Surabaya maupun di Jakarta. Pendekatan baru ini agak berbeda dengan yang selama ini dilakukan di mana “giliran” atas divisi / fungsi atau area audit yang menjadi focus telah lebih dulu ditetapkan pada saat perusahaan secara resmi disertifikasi (certified) atau disetujui / direkomendasi untuk perpanjangan sertifikasinya (certificate renewal) dipandang sudah tidak memadai lagi.
Pada pendekatan yang baru ini assessor (dalam hal ini Lloyd) memberikan kesempatan kepada kita untuk menetapkan dan mengidentifikasi seluas-luasnya risiko bisnis yang dihadapi perusahaan (to manage broader business risks). Sebagai suatu “business assurance” assessor berusaha mencari jalan agar lebih dekat kepada prioritas bisnis bagi klien-nya agar kunjungan audit lebih relevan dengan kebutuhan perusahaan.
Pendekatan yang akan dilakukan ini memungkinkan assessor memiliki waktu dan fleksibilitas dalam menganalisis data yang dihasilkan oleh system di perusahaan, misalnya focus pada sasaran perbaikan atau proses-prosesnya yang merupakan titik kritis dalam bisnis. Assessor diharapkan dapat melakukan identifikasi tentang compliance atau perbaikan (improvement), mengarahkan (driven) system manajemen yang diterapkan yang membantu bisnis perusahaan.
Sistem manajemen yang diaudit tidak dilihat sebagai suatu entitas terpisah semata-mata tapi merupakan keterkaitan-keterkaitan antara :
- kinerja terhadap sasaran-sasaran perbaikan (improvement objectives);
- kinerja terhadap indikator-indikator kunci (key indicators);
- regulasi atau issue lain-lain;
- penanganan perubahan-perubahan yang terjadi dalam sistem atau organisasi.
Beberapa keuntungan dengan pendekatan ini :
Relevan
Pelaksanaan audit lebih fokus kepada isue-isue bisnis sesungguhnya terutama adanya compliance atas standar.
Fleksibel
Pendekatan dapat disesuaikan untuk memenuhi kematangan atas sistem.
Sesuai Target
Dengan pentargetan isue-isue atau proses-proses kunci diharapkan assessor dapat memberikan sasaran dan umpan balik independent atas kinerja dan membantu kemungkinan perbaikan (improvement opportunities).
Bertenaga
Assessor akan berusaha mengcover isue-isue yang akan berdampak pada stakeholders dan pelanggan.
Yang Diharapkan dari Kunjungan Audit
Identifikasi Target-target
Bagian pertama dari audit, assessor akan menemui top management team untuk mendiskusikan area penting seperti sasaran-sasaran perbaikan (improvement objectives), persyaratan pelanggan dan regulasi, dan perubahan-perubahan yang terjadi sejak kunjungan audit terakhir. Hasil dari pertemuan ini adalah gambaran sasaran dan tema yang akan ditetapkan untuk kunjungan nanti, atau kesepakatan atas area yang dipilih pada saat audit.
Menetapkan Lokasi Proses yang Relevan
Jika tema telah ditetapkan selanjutnya audit perlu mengidentifikasi proses yang relevan yang memiliki dampak dari penetapan tema atau sasaran, di mana kendali berada dan juga tindakan-tindakan telah diambil. Tindakan lain yang telah direncanakan dan akan dilakukan setelah kunjungan dapat ditandai untuk agenda berikutnya.
Rencana Kunjungan saat Renewal
Biasanya, kunjungan ini meliputi tinjauan performa yang lalu. Dalam pendekatan baru ini ada dua aspek yang dijadikan alatnya. Preview akan dilakukan di samping sesi tinjauan (review) dari yang biasanya yang merupakan alat dalam menetapkan kegiatan audit dengan strategi dan sasaran-sasaran organisasi. Kegiatan ini meliputi diskusi tentang harapan-harapan jangka panjang (long-term expectations) dan bagaimana hal itu berdampak pada sistem manajemen dan para stakeholders. Dan terakhir, penetapan tahap Perencanaan dengan membuat jadual dalam rangka Certificate Renewal. Tema-tema yang muncul dari Review dan Preview ini menjadi bahan pembuatan rencana kunjungan audit, untuk meyakinkan bahwa kegiatan terfokus pada hal-hal yang paling signifikan (matter-most).
Pengukuran Kinerja secara Kuantitatif
Salah satu hasil temuan eksternal audit yang lalu (1-2 Agustus 2007) adalah sebagai berikut :
“It is suggested to determine the analysis of internal audit result in quantitative way in order to take consideration the risk of findings. Analysis based on the number of findings was not automatically conclude better implementation” (Ref.: 0708HWX04)
(Disarankan agar hasil internal audit dianalisis secara kuantitatif agar diperoleh gambaran seberapa besar pengaruh dari suatu temuan. Analisis yang berdasar hanya pada jumlah temuan tidak secara otomatis memberikan kesimpulan penerapan yang baik)
Saran yang disampaikan dalam satu temuan tersebut di atas dimungkinkan untuk diberlakukan terhadap pengukuran seluruh kinerja di setiap proses / fungsi di samping yang sudah diterapkan sekarang ini. Pemakaian kata “risk of findings” memberikan pengertian bahwa “bobot” dari suatu temuan akan berbeda di lihat dari resiko atau dampak yang bakal dipengaruhinya baik yang potensial maupun yang telah terjadi. Oleh karenanya, kuantifikasi pengukuran yang disertai dengan pembobotan diharapkan akan memberikan gambaran obyektif terhadap suatu masalah.
Tema yang Akan Datang : Produktivitas
Dalam memberikan tanggapan atas hasil audit dalam closing meeting tempo hari Pak Iskandar Zulkarnain memberikan penekanan bahwa hasil dari audit surveillance yang dilakukan hendaknya dapat mendorong peningkatan produktivitas terutama peningkatan realisasi atas achievement-achievement dari sasaran / target yang telah ditetapkan. Jika peningkatan (improvement) yang terukur bisa ditunjukkan maka boleh dibilang penerapan standar ISO 9001:2000 telah mencapai sasaran yang diharapkan.
Terkait dengan pendekatan tema yang akan diterapkan dalam surveillance mendatang maka usulan pemilihan tema ”poduktivitas” masih sangat relevan saat ini. Kemudian agar term ini mengena pada sasaran perlu batasan tertentu atau kalau memungkinkan dibuatkan suatu tahapan tertentu yang meliputi jangka waktu ”surveillance visit panning” assessor sejak certified hingga renewal yang lamanya 3 tahun.
Have a nice day!
Best Regards,
Jaerony Setyadhi
