KOMUNIKASI, BLOOD OF BUSINESS
Sejak melakukan initial audit ISO 9001:2000 di cabang Semarang dan Surabaya bulan Oktober 2006 yang lalu, seberapa penting komunikasi diposisikan oleh manajemen di cabang-cabang menjadi salah satu focus dari audit. Terminologi “blood of business” yang menggambarkan urgensi dari sebuah penyediaan informasi sendiri merupakan frase yang dimunculkan dalam standard operating procedure dari FPS Group lebih dari lima tahun yang lalu dan seharusnya sudah sangat-sangat dipahami oleh keseluruhan staf di lingkungan PT FPS Indonesia. Demikian juga pada saat penyusunan “pedoman praktis audit” secara sengaja kami tempatkan 3 subjek yang membahas secara khusus soal komunikasi yaitu : komunikasi internal, komunikasi pelanggan, dan umpan balik pelanggan.
Kegiatan verifikasi atas komunikasi internal dilakukan meliputi ada tidaknya kegiatan pertemuan-pertemuan dengan ruang lingkup pembahasan yang jelas (rapat rutin/konsolidasi, rapat teknis fungsi tertentu, dan rapat khusus penyelesaian masalah) di samping pola-pola komunikasi umum yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari (tatap muka, via telepon/aiphone, e-mail, skype dsb.). Masuk dalam kategori ini adalah cara-cara bagaimana suatu program/rencana disosialisasikan ke bawah. Apakah suatu program/rencana diupayakan untuk mendapatkan awareness yang berulang-ulang sehingga kebutuhan ”papan pengumuman” menjadi urgent menjadi objek audit kala itu.
Demikian juga komunikasi yang bersifat keluar (eksternal) tidak luput dari objek audit. Apakah setiap penawaran ada arsip Quotation-nya, apakah brosur tersedia dalam memperkenalkan profile perusahaan, apakah inquiry tertangani dengan baik termasuk juga komplain-komplain pelanggan. Demikian juga halnya penanganan komunikasi keagenan apakah telah dilakukan sebagaimana standar yang telah digariskan oleh Group.
Sebagaimana FPS Group menempatkan komunikasi dan teknologi sebagai sebuah sumber daya dan sarana bagi perusahaan yang mutlak keberadaannya, PT FPS Indonesia melakukan upaya-upaya menggenapi sarana yang ada antara lain dengan melengkapi key person di seluruh cabang dengan individual e-mail dan skype. Terakhir, PT FPS Indonesia meluncurkan website-nya, www.fpsindonesia.co.id, yang memiliki tujuan utama sebagai sarana pengkomunikasian jasa-jasa yang dimiliki serta sebuah ”blog”, www.fpsindonesia.blogspot.com, yang dipakai sebagai penyedia berita terkait bisnis transportasi pada umumnya dan juga berita-berita seputar FPS Group.
Saluran-saluran komunikasi yang menjamin tersedianya informasi yang dibutuhkan baik ke dalam maupun keluar ini diharapkan mampu mendorong efektivitas pelaksanaan pekerjaan dan tersedianya update informasi di samping dapat memberikan nilai tambah pada saat komunikasi dilangsungkan dengan segenap karyawan baik dalam tataran operasional maupun staff di atasnya.
Regards,
Jaerony Setyadhi
Sejak melakukan initial audit ISO 9001:2000 di cabang Semarang dan Surabaya bulan Oktober 2006 yang lalu, seberapa penting komunikasi diposisikan oleh manajemen di cabang-cabang menjadi salah satu focus dari audit. Terminologi “blood of business” yang menggambarkan urgensi dari sebuah penyediaan informasi sendiri merupakan frase yang dimunculkan dalam standard operating procedure dari FPS Group lebih dari lima tahun yang lalu dan seharusnya sudah sangat-sangat dipahami oleh keseluruhan staf di lingkungan PT FPS Indonesia. Demikian juga pada saat penyusunan “pedoman praktis audit” secara sengaja kami tempatkan 3 subjek yang membahas secara khusus soal komunikasi yaitu : komunikasi internal, komunikasi pelanggan, dan umpan balik pelanggan.
Kegiatan verifikasi atas komunikasi internal dilakukan meliputi ada tidaknya kegiatan pertemuan-pertemuan dengan ruang lingkup pembahasan yang jelas (rapat rutin/konsolidasi, rapat teknis fungsi tertentu, dan rapat khusus penyelesaian masalah) di samping pola-pola komunikasi umum yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari (tatap muka, via telepon/aiphone, e-mail, skype dsb.). Masuk dalam kategori ini adalah cara-cara bagaimana suatu program/rencana disosialisasikan ke bawah. Apakah suatu program/rencana diupayakan untuk mendapatkan awareness yang berulang-ulang sehingga kebutuhan ”papan pengumuman” menjadi urgent menjadi objek audit kala itu.
Demikian juga komunikasi yang bersifat keluar (eksternal) tidak luput dari objek audit. Apakah setiap penawaran ada arsip Quotation-nya, apakah brosur tersedia dalam memperkenalkan profile perusahaan, apakah inquiry tertangani dengan baik termasuk juga komplain-komplain pelanggan. Demikian juga halnya penanganan komunikasi keagenan apakah telah dilakukan sebagaimana standar yang telah digariskan oleh Group.
Sebagaimana FPS Group menempatkan komunikasi dan teknologi sebagai sebuah sumber daya dan sarana bagi perusahaan yang mutlak keberadaannya, PT FPS Indonesia melakukan upaya-upaya menggenapi sarana yang ada antara lain dengan melengkapi key person di seluruh cabang dengan individual e-mail dan skype. Terakhir, PT FPS Indonesia meluncurkan website-nya, www.fpsindonesia.co.id, yang memiliki tujuan utama sebagai sarana pengkomunikasian jasa-jasa yang dimiliki serta sebuah ”blog”, www.fpsindonesia.blogspot.com, yang dipakai sebagai penyedia berita terkait bisnis transportasi pada umumnya dan juga berita-berita seputar FPS Group.
Saluran-saluran komunikasi yang menjamin tersedianya informasi yang dibutuhkan baik ke dalam maupun keluar ini diharapkan mampu mendorong efektivitas pelaksanaan pekerjaan dan tersedianya update informasi di samping dapat memberikan nilai tambah pada saat komunikasi dilangsungkan dengan segenap karyawan baik dalam tataran operasional maupun staff di atasnya.
Regards,
Jaerony Setyadhi
No comments:
Post a Comment