QUALITY FIRS 1)

Seorang kawan senior “curhat” betapa anak buahnya saat ini bersikap “matre”. Mereka tidak mau ditambah beban pekerjaannya meskipun tambahan pekerjaan itu bersifat tidak rutin. Mereka mau melakukannya jika ada “tambahan kompensasi” atas pelaksanaan tambahan pekerjaan itu. Si “Bos”, yang tidak mau melakukan “penyesuaian” itu beralasan : “bagaimana mungkin memberikan tambahan kompensasi, sementara pekerjaan yang diberikan itu sendiri belum dilakukan termasuk bagaimana kualitas hasil pekerjaannya nanti baik atau malah berantakan”. Anak buah tadi selanjutnya berargumen bahwa dia khawatir sekiranya tidak ada “akad awal”, hasil kerja mereka tidak diakui sebagai suatu kontribusi pada proses pekerjaan yang berjalan. Begitulah keadaannya dan seterusnya, sehingga timbullah istilah mana dulu : telor apa ayam, yang membentuk lingkaran tanpa nilai tambah itu.


Jepang, Negara Kalah Perang


Sebentar kita tinggalkan masalah sehari-hari di atas dan kita coba lihat di sisi yang lain.

Pada dekade 40-an, Jepang “ikut-ikutan” menjalankan politik kolonialisme sebagaimana negara Barat dengan menjajah khususnya negara-negara Asia Timur. Saat itu, sebagian besar wilayah telah dikuasai termasuk Hawai. Tapi kemudian apa yang terjadi? Setelah Hiroshima dan Nagasaki dibom tidak saja negara itu menjadi kalah perang tapi yang sampai saat ini masih diratapi adalah timbulnya bencana kemanusiaan hebat yang diakibatkan oleh perang itu. Sejak saat itu, rakyat Jepang harus memulai hidupnya dari nol.

Jepang menyimpulkan, aneksasi model Barat bukanlah cara tepat agar negara menjadi berjaya dan “menguasai” dunia. Rakyat Jepang mulai mengidentifikasi kekuatan dari dalam yang mereka miliki, mereka mulai focus pada ekonomi dan melupakan penaklukan ala militer.

Negeri Pembelajar


Belajar pada depresi ekonomi Amerika Serikat pada 1930-an, Jepang menata industrinya tidak serta-merta ditujukan untuk meraup untung sebesar-besarnya di satu sisi. Di sisi lain, proteksi Amerika serikat dan sekutunya mengharuskan Jepang harus memproduksi barang yang benar-benar bermutu. Praktek-praktek manajemen dibuat tidak muluk-muluk dengan penerapan ini-itu. Pada penanganan proses-proses misalnya, Group Toyota “hanya” berfokus pada usaha-usaha untuk “menghilangkan sampah” (eliminate waste) 2). Cara Toyota memanajemeni groupnya di seluruh dunia ini kemudian dikenal dengan nama “The Toyota Way”.

Selanjutnya, mereka berfokus pada “quality”. Dan dengan cara inilah kemudian Jepang mendominasi perekonomian dunia sampai dengan saat ini. Bandingkan dengan Barat yang dengan model-model guritanya lebih berorientasi pada “profit”. Ishikawa (penemu model “tulang ikan” untuk solving problem) menulis :

“Japanese companies have been guided by the principle of “quality first” in accepting and practicing total quality control”. (Perusahaan Jepang dipandu oleh prinsip “mengutamakan mutu” dalam menerima dan mempraktekkan pengendalian mutu.

Selanjutnya, … In contrast, American managers have taken the path of seeking short range goals. They have adhered to the principle of “profit first” and in the process lost to Japan in competition” 3) (Sebaliknya, para manajer Amerika lebih mencari tujuan jangka pendek. Mereka menganut prinsip “mengutamakan keuntungan” dan pada kenyataannya kalah dengan Jepang dalam kompetisi).

Fakta sederhana lain bahwa kemudian Jepang mendominasi perekonomian dunia adalah bahwa pada sekitar tahun 1930-an ada sekitar 30 perusahaan pembuat televise berwarna di Amerika Serikat, yang kemudian menyusut menjadi hanya 1 perusahaan saja pada tahun 1960-an 4). Dan sebagainya.


Rezeki Datang dari Segala Penjuru

Menyimak bagaimana cara bangsa Jepang bangkit dari keterpurukan yang kemudian merajai perekonomian dunia, mestinya dapat menginspirasi kita bahwa tujuan jangka panjang harus dijadikan suatu misi yang mengarahkan kita meski saat ini kita juga harus berkontrentasi pada tujuan jangka pendek.

Kembali ke awal tulisan, kitapun harus terus menggali kearifan bahwa “tangan di atas lebih mulia dari tangan di bawah” (Al-Hadits) dan mestinya ini menjadi salah satu “alat keyakinan” kita dalam mengharap keridhoan Yang Mahakuasa. Kita telah paham bahwa setiap pemberian yang kita tujukan bagi kebaikan akan mendapatkan “balasan” yang entah dari mana datangnya, dan tidak harus berasal dari pihak yang kita beri itu. Rezeki Allah akan datang dari segala penjuru mata angin dikarenakan kebaikan dan nilai tambah yang bisa kita berikan kepada siapapun, kapanpun dan di manapun.

Memperbaiki kualitas diri dengan meningkatkan kompetensi harus senantiasa menjadi focus untuk dapat terus-menerus dapat beradaptasi dengan tantangan di depan. Bekerja dengan benar, ringan tangan untuk menolong, dapat sekedar meringankan pekerjaan teman, rajin, ulet, adaptif, disiplin, mematuhi peraturan perusahaan dan seterusnya adalah contoh-contoh nilai tambah yang dapat diberikan oleh setiap individu yang tidak secara kontan akan diganjar dengan sebuah kompensasi. Kelak orang-orang sekitar akan memberikan kesaksian bahwa nilai tambah yang kita berikan pada kenyataannya lebih besar daripada hitung-hitungan kompetensi dan/atau personal appraisal di atas kertas semata.

Kalau di tingkat individu kita mungkin kurang suka dengan yang “matre”, maka di tingkat corporate-pun akan demikian pula. Quality dengan segala aspeknya mungkin bisa dijadikan salah satu acuan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja termasuk kualitas diri kita itu sendiri.

Dalam tabel Self-Assessment ISO 9004:2009, sebuah perusahaan memiliki kedewasaan 5) tingkat 3 (=flexible organization) pada aspek hasil, apabila :

The satisfaction of the organization’s people and its interested parties is monitored (Kepuasan karyawan serta kepuasan pihak-pihak berkepentingan lain terpantau).

Jadi, jika kita berpegang pada penggalan Hadits di atas, tidak akan ada yang saling menunda telor dulu atau ayam dulu, karena komitmen kita untuk sebesar-besarnya memberikan nilai tambah kepada sekitar kita. That’s Quality!



(JS)

-----------------------------------
1) Istilah “Quality First” diusulkan menjadi prinsip manajemen mutu oleh CQI, UK pada revisi ISO 9000:2005 yang akan datang.
2) 7 jenis sampah : stock berlebihan (over-stock), over-produksi, proses berlebihan, waktu menunggu, transportasi yang tidak efektif/efisien, gerakan (orang) berlebihan, dan barang reject.
3) UK position paper for the revision of ISO 9000.
4) Juran’s Quality Handbook, fifth edition.
5) 5 tingkat kematangan organisasi : (a) organisasi pemula, (b) organisasi proaktif, (c) organisasi fleksibel, (d) organisasi inovatif, dan (e) organisasi lestari/sustained.

PERUBAHAN, SUATU KENISCAYAAN YANG HARUS DILALUI

(Dari Pelantikan Jabatan Baru, Kepala Cabang dan Rotasi Kepala Cabang FPS Indonesia)


Di dunia ini tidak ada yang abadi selain perubahan. Kalimat ini tentunya sudah demikian akrab di telinga kita karena seringnya dilontarkan oleh para tokoh masyarakat dan cerdik cendikia melalui media massa. Pertanyaannya, apakah kita sudah siap terhadap segala perubahan baik yang cepat atau lambat yang harus kita lalui?

Manajemen Perubahan
Perjalanan hidup setiap orang bisa saja dijadikan model bagi perubahan yang terjadi di setiap fase kehidupan. Lihatlah, setiap orang memulai kehidupannya dari bayi, lalu menjadi kanak-kanak, lantas remaja, dewasa, berkeluarga, tua dan seterusnya. Demikian juga dari aspek yang lain, perubahan selalu menjadi tuntutan baik karena dorongan dari sisi internal kita maupun faktor eksternal yang mengharuskannya.

Atas dasar keniscayaan tersebut, manajemen sudah sepatutnya harus terus memberikan kesadaran (awareness) kepada seluruh karyawan betapa serangkaian perubahan harus diambil manajemen termasuk yang mungkin tidak terencanakan. Secara khusus, pemberian kesadaran itu dilakukan di setiap kesempatan, baik pada saat orientasi karyawan baru maupun di setiap kesempatan pertemuan (rapat, RTM, pelatihan, dsb.) dengan antara lain diberi tajuk “manajemen perubahan”.

ISO 9004:2009 1) (“Pengelolaan organisasi untuk sukses berkelanjutan”) secara khusus memberikan panduan agar organisasi dapat melewati masa-masa kedewasaan (maturity level) agar sukses berkelanjutan dapat dicapai. Standar ini memberikan panduan 5 tingkatan kedewasaan yang harus dilalui sampai pada tingkatan organisasi yang dinamakan organisasi dengan sukses berkelanjutan (sustainable organization).

OHSAS 18002:2008 2) (“Panduan implementasi OHSAS 18001:2007”) secara lebih khusus pula memberikan panduan dalam klausul 4.3.1.5 dengan judul klausul “manajemen perubahan” yang merupakan bentuk antisipasi bahwa potensi bahaya (baca : resiko, dalam konteks manajemen secara lebih luas) senantiasa berubah mengikuti pola hidup masyarakat baik lokal maupun global. Dan, manajemen perubahan, menurut standari ini, harus pula diterapkan dalam penegakan sistem manajemen.

Dari subjek “Perubahan Organisasi” RTM-12
Subjek tentang perubahan organisasi, yang merupakan “tinjauan wajib”, telah disampaikan dalam kesempatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) ke-12 pada Desember 2010 yang lalu. Terdapat hal baru yang diperkenalkan maupun issue lama yang coba dipertegas dalam struktur organisasi yang baru itu. Termasuk dalam hal yang baru adalah terdapatnya General Manager (GM) dan dua Assitant General Manager yang masing-masing untuk wilayah barat (Asst. GM – West Area) dan wilayah timur (Asst. GM – East Area) di dalam struktur.

Tanggung jawab area barat meliputi kinerja dari cabang-cabang : Medan, Jakarta, Cikarang, Bandung, dan Cirebon. Sedangkan untuk wilayah timur meliputi kinerja cabang-cabang : Semarang, Jepara, Solo, Yogya, Denpasar dan Mataram.

Dengan ditetapkan “pos” baru tersebut diharapkan dapat diterapkan penajaman prioritas terutama dalam menerapkan strategi penetrasi pasar di masing-masing area sesuai kekhasan dan potensinya.

Issue lama adalah menyangkut penegasan kembali tentang posisi keuangan cabang dalam kaitan pengkoordinasian dengan kepala cabang terkait serta hubungan supervisinya dengan keuangan pusat.



Wacana tentang perubahan-perubahan manajemen yang akan dilakukan di tahun 2011 juga telah disampaikan tim manajemen utamanya terkait dengan pembenahan di sisi manajemen sumber daya manusia yang secara vertikal mengharuskan adanya perubahan dan pembakuan struktur organisasi.

Get set ...
Tema RTM-12 “On your mark” yang merupakan aba-aba awal, dilanjut dengan aba-aba kedua “Get set ...” dengan ditandainya pelantikan “pejabat-pejabat” baru di lingkungan FPS Indonesia. Perubahan yang terjadi adalah sebagaimana tabel berikut ini :


Nama "Pos" Lama "Pos" Baru
Marsanto Kepala Cabang Jakarta Kacab Jakarta & Asst.GM - West Area
Husni Kepala Cabang Surabaya Kacab Surabaya & Asst.GM - East Area
Ahmad Zuher Kepala Cabang Tangerang Kepala Cabang Cikarang
Eko Sutiono Kepala Cabang Semarang Kepala Cabang Solo
Dwi Asis Budianto Kepala Cabang Solo Kepala Cabang Bandung
Moh. Nurdin Pjs.Kepala Cab. Yogya Kepala Cabang Yogyakarta
Eka Kamiadi Kepala Cabang Bandung Cargo Consultant Bandung
Wenda Wipayana Koord.CS/Doct Ekspor Kepala Cabang Tangerang
Hasto Hanarto Kepala Cabang Bandung Interlogistik Pusat
Okky Hanipradja Kepala Cabang Cikarang Manajer Konsol Intans Segara

Meskipun perubahan yang dilakukan bukanlah hal yang luar biasa, namun dalam sambutan pelantikan Pak Hendi mengharapkan bahwa orang-orang “luar biasa” yang sudah dilantik itu mampu juga membentuk tim yang luar biasa pula untuk mendukung pencapaian target khususnya di tahun 2011 mendatang bagi cabangnya masing-masing. Sebagaimana telah diberitakan sebelumnya, target-target telah ditetapkan dengan rata-rata target secara keseluruhan sebesar 200%.

Pak Fentje, yang juga hadir dalam pelantikan person “baru” di lingkungan Intans Segara mengajak agar kita senantiasa memperbarui paradigma kita termasuk dalam mendefinisikan arti “jatuh” yang dengan mengutip karya John C Maxwel, artinya menjadi “jatuh ke depan (falling forward)”, bahwa selalu ada hal positif yang bisa diambil hikmahnya untuk memulai lagi (opportunity for improvement).

Pada kesempatan yang sama dalam sambutannya, Pak Iskandar berpesan pentingnya kita membekali diri menuju pribadi “sukses dan beruntung”. Beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu : lakukan hal yang terbaik, gunakan intuisi, gunakan imajinasi, fokus menjadi pemenang, sikap mental positif, dan networking atau perbanyak pertemanan.

Upacara pelantikan dilakukan di lantai 10 Graha Iska 165, Jakarta pada hari Senin tanggal 21 Februari 2011 dengan dihadiri oleh jajaran manajemen pusat.

Selanjutnya, kepada “pejabat baru” kami ucapkan selamat bertugas dan menempati pos yang baru.


(JS)

Catatan :
1) ISO 9001:2009 – Managing for the sustained succes of an organization adalah salah satu panduan dalam menerapkan ISO 9001:2008 yang merupakan keluarga Standar ISO 9000.
2) OHSAS 18002:2008 – Occupational health and safety management systems – Guidelines for the implementation of OHSAS 18001:2007 adalah panduan utama dalam penerapan OHSAS 18001:2007 atau SMK